Ved hjelp av litteraturstudier, oppsummeringen fra kapittel to «EDI, status og problemområder» og de empiriske undersøkelsene i kapittel tre har jeg kommet frem til følgende faktorer som påvirker utbredelse av interorganisatoriske systemer:
Disse punktene skal brukes til å vurdere Åpen-edi referansemodellen. En alternativ angrepsmåte ville vært å laget en karakterskala for hvert punkt, og så målt Åpen-edi referansemodellen i forhold til denne skalaen. Dette har jeg valgt å ikke gjøre fordi de enkelte faktorene er komplekse i seg selv, og en karakterskala ville kunne lede lesere til å tro at alle sider av problemområdene var vurdert. Karakteren for de enkelte faktoren kunne ses på som en fasit, og det ville ikke vært korrekt. Jeg har derfor valg å diskutere problemområdene i dette kapittelet, og vil i kapittel ni «Vurdering av Åpen-edi referansemodell og konklusjon» vurdere Åpen-edi referansemodell opp mot de enkelte punktene. Ved å gjøre det på denne måten vil det være lettere for leseren å forstå hva vurderingen av Åpen-edi referansemodellen faktisk innebærer og en vil ikke så lett kunne trekke enkeltmomenter eller tallstørrelser ut av den helheten de opprinnelig var plassert i.
Fra oppsummeringen i kapittel 2 har jeg tatt med meg følgende punkter:
[COST-320] er en bred undersøkelse som baserer seg på respons fra 629 europeiske virksomheter knyttet til transport. Hensikten med undersøkelsen var å undersøke hvordan EDI påvirker forskjellige sider av transportsektoren. Undersøkelsen ble foretatt i 1991-1992 og 14 europeiske land deltok, deriblant Norge. Transportsektoren var tidlig ute med bruk av EDI, så da denne undersøkelsen ble foretatt hadde bransjen flere års erfaring med bruk av EDI. Rapporten setter grensen mellom små og mellomstore bedrifter og store bedrifter til 100 ansatte. 66% av bedriftene som svarte var store bedrifter, og 34% var små og mellomstore bedrifter. Noen av deres funn var:
[Hanseth95] har sammenliknet utbredelse av informasjonsinfrastrukturer ved bruk av «Actor network theory». Utbredelsen av EDI-løsninger for helsesektoren i Norge sammenliknes med utbredelsen av Internett. Hovedhensikten med artikkelen er å sette fokus på den tette relasjonen mellom design og utbredelse av informasjonsinfrastrukturer, og at informasjonsinfrastrukturer blir kontinuerlig redesignet etterhvert som de utbredes. Konklusjonen er i hovedsak tre faktorer som påvirker utbredelse av informasjonsinfrastrukturer: (i) kompleksiteten i aktør-nettverket, (ii) utbredelse krever kontinuerlig redesign og (iii) mengden av eksisterende brukere konserverer informasjonsinfrastrukturen og bremser for redesign. Jeg synes artikkelen er veldig relevant for mitt tema, og har integrert disse punktene i min oversikt over utbredelsesfaktorer.
I artikkelen [Hanseth91] «Integrating informations systems: The importance of context» diskuteres problemer ved integrering av informasjonssystemer. Eksempler er hentet fra arbeid innen helsesektoren med å utvikle internasjonale standarder for utveksling av data. Han bruker Wittgensteins filosofi,«the meaning of an expression is in its use», sammen med «language/action perspektiv» for å skissere en mulig løsning på kontektsproblemet ved integrering av informasjonssystemer. Problemstillingene og løsningsforslaget er interessante. I det videre arbeid bruker jeg direkte poenger fra problemstillingene og diskusjonen, men jeg adopterer ikke løsningsforslaget direkte. Dette fordi det løsningsforslaget jeg forholder meg til er Åpen-edi referansemodellen. Jeg kommenterer derfor Åpen-edi referansemodellen på basis av poenger fra problemstillingene og diskusjonen.
[Hørlück93] har foretatt en undersøkelse basert på erfaringer fra to danske eksempler. Han påpeker problemet med at historisk sett har den enkelte virksomhet utviklet rutiner og applikasjoner som støtter egen måte å drive forretningsvirksomhet på. Denne utviklingen har ført til store variasjoner i hvordan samme type forretningsvirksomhet drives. EDI standarder har blitt utviklet for å ivareta dette mangfoldet av forretningspraksiser. Dette leder videre til problemstillingen om hvordan bruk av EDI vil standardisere forretningsprosesser. Når en vil automatisere rutiner knyttet til utveksling av informasjon basert på EDIFACT, må man enten (i) utvide egen applikasjon og tilhørende rutiner til å kunne håndtere mangfoldet av forretningspraksiser eller (ii) som en del av en utvekslingsavtale, redusere variasjonsmulighetene som en forplikter seg til å håndtere. En konsekvens blir da at en standardiserer måten å drive forretningsvirksomhet på. Han konkluderer med at punkt (i) ikke lar seg realisere av økonomiske årsaker, og en står da igjen med punkt (ii). Han påpeker videre at det er forskjell i hvilke rolle en spiller ved design av et interorganisatorisk system, er en premissgiver eller må man tilpasse seg andre. For mange virksomheter vil problemet være at man må forholde seg til flere virksomheter som hver setter premissene, altså det er en selv som må tilpasse seg mangfoldet av forretningspraksiser. Jeg bruker både problemstillingen og konklusjonene hans i mitt videre arbeide.
[Doukidis] har med utgangspunkt i spørsmålet: hvorfor har EDI så liten utbredelse i Hellas, foretatt et case type studium av syv virksomheter. Det viste seg at hele fire av virksomhetene var tvunget til å ta i bruk EDI av moderselskap eller sentrale handelspartnere. Denne artikkelen fokuserer mye på disse fire. De har kommet frem til følgende fire ganger tre matrise med faktorer:
| Hvorfor ta i bruk EDI | Hvordan er EDI tatt i bruk | Videre utvikling og bruk av EDI | |
| Teknologi | |||
| Infrastruktur | |||
| Organisasjons interne forhold | |||
| Organisasjons omgivelser |
[UN-Rapport] diskuterer bruk av EDI i Europa uavhengig av bransje. Rapporten er utarbeidet for Commitee For The Development Of Trade i FN, til bruk på «Meeting of Experts on Data Elements and Automatic Data Interchange». Målet med rapporten var følgende «to 2 the next generation of processes and procedures necessary for the management of the UN/EDIFACT message development and maintenance life-cycle, meeting user needs for quality standards». Rapporten er ikke et tradisjonelt akademisk arbeid, men jeg anser rapporten likevel som et viktig og interessant dokument. Rapporten diskuterer om EDIFACT er en hensiktsmessig standard for elektronisk handel i fremtiden. Den baserer seg på de erfaringer en har gjort med EDIFACT, og vurderer om de forutsetninger EDIFACT bygger på fremdeles er relevante. Den konkludere med å gå bort fra EDIFACT som eneste standard, og det introduseres et nytt konsept for design og versjonshåndtering av standarder til bruk innen interorganisatoriske systemer. De kommer i dette konseptet inn på mange av de samme problemstillingene som Åpen-edi referansemodellen har tatt opp, uten at de knytter Åpen-edi referansemodellen til diskusjonen. Videre anbefaler de å ta i bruk objektorienterte teknikker og tilnærminger. Jeg synes rapporten er interessant spesielt fordi den i tillegg til å diskutere dagens problemstillinger også prøver å se på morgendagens løsninger.
Som en del av det europeiske Tedis prosjektet er det foretatt en stor undersøkelse og skrevet en rapport om bruk av EDI i Europa [Tedis-C9]. Den første delen av rapporten ser på de økonomiske konsekvenser av å ta i bruk EDI. Andre del ser på den kontekst elektronisk handel utvikler seg i. Tredje del ser på sosiale konsekvenser, det vil si regionale forskjeller i økonomisk utvikling avhengig av om en region har virksomheter som benytter EDI eller ikke, og om sysselsettingsmønstre i regionene blir påvirket. Rapporten konkluderer med at utbredelse av EDI i Europa er knyttet til tre hovedfaktorer: (i) De mekanismer som er pådrivere til utbredelse av EDI er virksomheter eller organisasjoner som koordinerer elektronisk handel. Eksempler på slike pådrivere er bransjeforbund, store virksomheter eller standardiseringsorganisasjoner. (ii) Mangel på følgende faktorer påvirker utbredelse: interne datasystemer, nettverksleverandører, organisasjoner til å koordinere EDI-samarbeide og mekanismer for å kunne kommunisere på tvers av eksisterende og kommende EDI grupperinger. (iii) Det fokuseres på nasjonale standarder for EDI. Et eksempel er nasjonale implementasjonsguider. Dette fører til at kritisk masse av EDI-aktører er vanskelig å oppnå, spesielt i de mindre europeiske land. Det ideelle hadde vært å kunne operert med «The Electronic Single Market». Jeg synes rapporten er interessant spesielt fordi den baserer seg på en større undersøkelse, og at den tar for seg problemstillinger knyttet til utbredelse. Jeg vil i mitt videre arbeide bruke rapporten som kilde.
Figur 12
Tollpost-Globe sier i sin forretningsstrategi og IT-strategi at de skal ligge i forkant med ny teknologi. Det samme gjelder for Forlagssentralen. Staubo Elektro-maskin innførte EDI kun for å effektivisere rutinene med godshåndtering. De har ikke integrert EDI-løsningen med andre interne datasystemer, noe Tollpost-Globe og Forlagssentralen har gjort i stor grad.
Statistikk:
Forskjell i sikkerhetskrav knyttet til bestilling av vare er gitt i følgende eksempel: Det i Norge er forskjellige krav knyttet til bestillinger av forskjellige typer varer. En vanlig forbruksvare vil være underlagt lite sikkerhet, mens bestilling varer eller tjenester som kommer inn under personvernlovgivningen vil være underlagt helt andre krav til sikkerhet. -- Et annet eksempel vil være betalingstjenester hvor en av egeninteresse ønsker høy sikkerhet uten at det nødvendigvis er knyttet til krav i lover og regler.
Inngåelse av handelsavtaler mellom partene er viktig for utbredelse av EDI. Dette fordi aktørene må være overbevist om at elektronisk handel gir samme juridisk trygghet som tradisjonell handel. Juridisk sett er elektronisk handel relativt nytt, og det norske lovverk er ikke skrevet med denne type handel for øye. En avtale vil derfor være med på å konkretisere en del problemstillinger, og plassere plikter og krav i forskjellige situasjoner som kan oppstå. Elektroniske markedsplasser med aktører fra flere land vil ha store problemer med å håndtere juridiske problemstillinger, med mindre det er inngått avtaler mellom EDI-aktørene som angir hvilken lov som gjelder.
Tollpost-Globe har egne utvekslingsavtaler med sine handelspartnere, og Forlagssentralen har egne utvekslingsavtaler med sine bokhandlere.
Statistikk:
De fleste respondentene i [COST-320] undersøkelsen var misfornøyd med hvordan lover og regler var tilpasset EDI, og av de 40% som benyttet utvekslingsavtaler hadde mesteparten laget avtalene selv.
Hvilke oppstartsproblemer som er mest vanlig ved innføring av interorganisatoriske systemer var en del av [COST-320] undersøkelsen, se Figur 13. Figuren viser at det er noe forskjell på hva som er problematisk, avhengig av bedriftens størrelse.
Figur 13
Først da Tollpost-Globe hadde hatt sitt interorganisatoriske system i drift et par år, begynte antall EDI-kunder å øke raskt. Overfor Forlagssentralen tok det flere år før Tollpost-Globe sluttet å kjøre papirutvekslinger ved siden av EDI. Dette kan være et tegn på at de var usikre på hvor pålitelig EDI-løsningen var.
Statistikk:
Stor grad av organisatorisk modenhet og involvering av beslutningstakere vil få flere til å ta i bruk interorganisatoriske systemer. De empiriske undersøkelsene viser at både Tollpost-Globe og Forlagssentralen som var bevisst sitt forhold til bruk av IT, var tidlig ute med å ta teknologien i bruk.
Kompetansebehovet påvirkes sterkt av hvordan en ønsker å bruke EDI som verktøy. En måte å ta i bruk EDI på er å bytte ut eksisterende papirflyt med flyt av tilsvarende EDI-meldinger. Dette er populært kalt EDIfisering av informasjonsflyt. En annen måte å bruke EDI som verktøy på er å foreta en virksomhetsomlaftning hvor en blant annet ser på om informasjonsflytbehovet endres. For at en virksomhet skal kunne dra full nytte av virksomhetsomlaftningen, må virksomheten forstå potensiale og begrensninger ved EDI.
Kompetanse til å kunne foreta den tekniske tilpasning og integrering med eksisterende datasystemer må være tilstede. Videre må en ha kompetanse til å drifte de interne systemene, og en må forstå hvordan egne og andres deler av det interorganisatoriske systemet teknologisk henger sammen. Figur 13 viser at mangel på kompetanse var et problem for mange i [COST-320] undersøkelsen.
Jeg tror at ved å ta i bruk EDI med rett ambisjonsnivå i forhold til organisatorisk modenhet, vil en del av innføringsproblemene i Figur 13 reduseres. For store ambisjoner kan gi utslag i for store endringer over for kort tid, både organisatorisk og teknologisk. Når det gjelder gode økonomiske resultatene har de for Tollpost-Globes vedkommende latt vente på seg. Det er mulig at dette skyldes at ambisjonsnivået hos Tollpost-Globe var for høyt da de startet opp.
Statistikk:
I [Cost-320] undersøkelsen sa ca. 82% at engasjement fra ledelsen var viktig, og ca. 35% sa at mangel på kompetanse skapte problemer ved innføring av EDI.
Hvis et interorganisatorisk system skal bli benyttet over tid og oppnå stor utbredelse, er det helt nødvendig å tillate endringer. Dette fordi EDI-aktørene over tid ikke ønsker å være bundet til en bestemt måte å bruke EDI på. På sikt vil deres forretningsmessige utvikling og endringer i interne rutiner føre til behov for endringer i EDI-løsningen. Endring i metrikkene for kompleksitet vil være varianter av redesign. Et av de tre punktene til [Hanseth95] er at informasjonsinfrastrukturer redesignes kontinuerlig ved utbredelse. [Reenskaug95] sier at «Change is the only stable characteristic of the post-industrial enterprise».
Redesign kan være basert på (i) eksterne krav som endring i lover og regler (ii) krav fra potensielle EDI-aktører (iii) krav fra aktører som allerede benytter det interorganisatoriske systemet. Typer av endringer kan være endring i informasjonsbehov, endring i transaksjonsvolum, endring i lover og regler m.m.
Hovedhensikten med artikkelen til [Hanseth95] er å sette fokus på hvordan design, redesign og kompleksitet påvirker utbredelse av informasjonsinfrastrukturer. Avsnittene «Design og redesign av interorganisatoriske systemer», «Stabilitet og versjonshåndtering» og «Kompleksiteten i et interorganisatorisk system» påvirker hverandre og må ses i sammenheng. Disse avsnittene dekker i hovedsak poengene til [Hanseth95].
Jeg har tidligere nevnt problemet med at koding og dekoding til EDIFACT ikke nødvendigvis er symetrisk. Videre vil en ikke kunne ta for gitt at brukerne av informasjonen har samme forståelse av data, selv om det foreligger en implementasjonsguide som skal beskrive meningsinnholdet. Implementasjonsguiden er ofte et hjelpemiddel for utviklere av EDI-løsninger, og ikke et hjelpemiddel til brukerne.
For å oppnå utbredelse av interorganisatoriske systemer mener jeg det er helt sentralt at en kan stole på kvaliteten i data en bruker i egen virksomhet. Problemstillingene over viser at denne datakvaliteten ikke alltid er like enkel å oppnå, spesielt ikke over tid, når bruk av data endres i de enkelte virksomheter.
Når viktige handelspartnere krever at en skal benytte en gitt EDI-løsning, må en velge mellom to onder. (i) Spesialisere seg som handelspartner til den ene (eller noen få) av handelspartneren, og tilpasse sitt interne interorganisatoriske system til denne. (ii) Benytte EDI-løsninger og manuelle rutiner som til sammen gjør at en kan benytte sine egne interne datasystem. Bruk av manuelle rutiner fører til at en får en lavere grad av automatisering.
For å oppnå stor utbredelse må det interorganisatoriske systemet være stabilt. Da vil eksisterende og potensielle EDI-aktører vite hvordan det interorganisatoriske systemet fungerer i fremtiden. Beslutningen om en potensiell EDI-aktører skal ta i bruk et interorganisatoriske systemet eller ikke, er basert på stabile kriterier.
Eksempel: En skal endre hvilken informasjon som skal utveksles. Dette er en endring som kan gjøre at de forskjellige interne interorganisatoriske systemene inkompatible. Her står den enkelte EDI-aktør foran et valg mellom to alternativer. Første alternativ: EDI-aktøren utvikler sitt interne interorganisatoriske system til å kunne håndtere både gammel og ny versjon. Konsekvensen er at EDI-aktøren får et mer komplekst internt interorganisatorisk system, men er kompatibel med både gammel og ny versjon. Andre alternativ: EDI-aktøren utvikler sitt interne interorganisatoriske system til kun å håndtere den nye versjon. Konsekvenser er at han ikke lenger er kompatibel med de EDI-aktørene som fremdeles benytter gammel versjon. De to forskjellige versjonene bryter det elektroniske markedet opp i to markeder, henholdsvis knyttet til ny og gammel versjon. Med et større antall handelspartnere kan det være vanskelig å forholde seg til to elektroniske markeder samtidig. Handelspartnere til en virksomhet vil individuelt bytte elektronisk marked etterhvert som de implementerer endringene i sitt eget interne interorganisatoriske system. Når alle har realisert endringene vil de igjen være samlet i et marked.
Versjonshåndtering skjer på to nivåer. (i) Versjonshåndtering av de standarder som det interorganisatoriske systemet baserer seg på. (ii) Versjonshåndtering av den enkelte EDI-aktør sin implementering av disse standardene i sitt interne interorganisatoriske system. Jeg tror at når en redesign (i) er det viktig å ha fokus på konsekvenser for (ii). Dette er et sentralt problemområde ved bruk av interorganisatoriske systemer. Fordi dårlig versjonshåndtering i punkt (i) kan resulterer i problemer med inkompatible interne interorganisatoriske systemer.
I Norge har Norsk EDIPRO utarbeidet standardavtaler for utveksling av EDI-dokumenter, implementasjonsguider og standardavtaler som kan brukes direkte i prosjekter som skal utvikle interorganisatoriske systemerer. Hensikten med dette arbeidet var å definere standardavtaler og en standard implementasjonsguide for enkelte EDIFACT-meldingstyper på tvers av bransje. Enkeltprosjekter slipper dermed å «finne opp hjulet på nytt». Standardene utviklet av Norsk EDIPRO er i hovedsak tenkt brukt til innenlands handel.
Standardisering på et nasjonalt nivå gjør at en får øyer av elektroniske markeder, og en kommer ikke nærmere «The electronic single marked» [Tedis-C9]. En må også vurdere om «The electronic single marked» er det alle faktisk ønsker.
Tollpost-Globe har benyttet en hierarkisk styringsform overfor de av handelspartnerne som er i kategorien små og mellomstore bedrifter. Staubo Elektro-maskin og mange andre små og mellomstore bedrifter har tatt i bruk en PC-EDI-løsning som er utviklet av Tollpost-Globe. Tilsvarende har Forlagssentralen utviklet en EDI-applikasjon som bokhandlene bruker. Bokhandlene regner jeg som små og mellomstore bedrifter. Det er altså benyttet hierarkisk styringsform for å få små og mellomstore bedrifter til å ta i bruk interorganisatoriske systemer og dette er i samsvar med funn hos [Charalambos]. Hverken Forlagssentralen eller Tollpost-Globe er i kategorien små og mellomstore bedrifter, og mellom dem ser det ut til å være en horisontal styringsform.
Statistikk fra [COST-320]:
For virksomheter som selv ikke tar initiativ til å ta i bruk EDI, men som tar EDI i bruk fordi andre er initiativtaker, har respondert at i ca. 90% av tilfellene var initiativtaker en virksomhet med mer enn 200 ansatte.
Spesielt avsnittene «Design og redesign av interorganisatoriske systemer», «Stabilitet og versjonshåndtering» og «Kompleksiteten i et interorganisatorisk system» påvirker hverandre og må ses i sammenheng. For å oppnå utbredelse må en tillate endring i det interorganisatoriske systemet. Samtidig vil eksisterende brukermasse konservere det eksisterende interorganisatoriske systemet. Ved å tillate en endring vil interne interorganisatoriske systemer hos de enkelte EDI-aktørene kunne bli inkompatible. Mens endringen realiseres vil en kunne få to grupper av EDI-aktører som benytter inkompatible interne interorganisatoriske systemer.
Ellers vil jeg påpeke at det er store forskjeller i behov, avhengig av transaksjonsvolum. Den type internt interorganisatorisk system som passer en handelspartner i et marked, passer nødvendigvis ikke andre handelspartnere i samme marked.
En skal heller ikke undervurdere det offentliges mulighet for å påvirke utbredelse gjennom EDI-prosjekter, som for eksempel offentlige innkjøp som knytter næringsliv og offentlig handel sammen elektronisk.
Tollpost-Globe og Forlagssentralen har begge benyttet en hierarkisk styringsform over for de fleste av sine kunder. Dette tror jeg er hovedgrunnen til at begge har over 50% av sin meldingsutveksling på EDI for henholdsvis transportinstruksjon og ordre. Andre faktorene som tilgjengelighet på teknisk utstyr, organisatorisk modenhet m.m. har også hatt betydning. Samtidig vil jeg poengtere at det er langt igjen til at 100% av meldingsutveksling på elektronisk form når tallene i dag er henholdsvis 65% og 53%.
Tollpost-Globe har brukt lang tid og store ressurser og utvikle det komplekse interorganisatoriske systemet. Det er en løsning med et høyt ambisjonsnivå. Jeg mener de har lykkes fordi de har beholdt sitt markedsgrep. Tallene fra Forlagssentralen viser lavt reklamasjonsnivå på forsendelsene, og ut fra den informasjon jeg har hatt tilgang på er økonomien i bedring. I samme periode som de har satset tungt på EDI, har bedriften også ekspandert.
Staubo Elektro-maskin er ikke pådriver eller selv utvikler av EDI-løsninger, men tar i bruk det andre tilbyr dem. Dette er en situasjon som kan resulterer i at de blir sittende med mange interne datasystemer som ikke er integrert.
Andre faktorer som ikke er tatt med som egne utbredelsesfaktorer er endringer som kan kategoriseres som generasjonsskifter. Jeg tenker for eksempel på introduksjonen av PC’en som et generasjonsskifte for hvor og hvordan en drive databehandling. Dagens utbredelsen av Internett vil jeg også betegne som et generasjonsskifte, fordi Internett gjerne kombinert med lett tilgjengelig datakraft i form av PC gjør bruk av datakommunikasjon til en naturlig del av databehandlingen.
Store markedsaktører vil kunne komme med løsninger som overkjører internasjonale standarder. For utbredelse isolert sett kan dette være positivt, men det kan også resultere i utbredelse av proprietære løsninger.
Jeg vil i kapittel sju «Bruk av Åpen-edi referansemodellen og OOram ved utvikling av interorganisatoriske systemer» beskrive en systemutviklingsmetode som baserer seg på Åpen-edi. Resultatene fra inneværende kapittel vil være sentralt for å diskutere systemutviklingsmetoden. I kapittel åtte «Transportscenario» beskrives et scenario for transportsektoren hvor Åpen-edi referansemodellen blir brukt. Mulig utbredelse og suksess for Åpen-edi referansemodellen vil blant annet bli vurdert ut fra de utbredelsesfaktorene jeg kommer frem til i dette kapitlet.